Fotografer måste idag bära många hattar. Inte bara måste du ta och redigera dina bilder, utan du måste också spendera tid på sociala medier, marknadsföra för kunder och hålla koll på alla de dagliga administrativa uppgifterna för att driva ett företag. Det räcker för att ge även den mest organiserade personen huvudvärk. Till slut kan tidshantering vara något som kreativa människor ofta kämpar med.
Som en kreativ person, som stolt över min produktivitet tills jag startade mitt eget företag, tog det mig mycket försök och fel att ta reda på hur jag får ut det mesta av min dag utan massor av stress och överväldigande.
Om du är trött på att känna dig upptagen men inte produktiv, här är några användbara tips.
Välj tre prioriteringar för din dag
De flesta människor känner inte så mycket hur lång tid en given uppgift tar dem. De överbelastar sin kalender med att göra och känner sig då otillräckliga eller frustrerade när de inte kryssar för alla i slutet av dagen.
Naturligtvis beror detta tips på vad du behöver för att få gjort. Du kan ha en skjutdag eller behöva spendera hela dagen på att redigera, och därför kommer du att fokusera på en uppgift. Men du kommer sannolikt också att ha ett par små saker du behöver slutföra på en dag, som att skicka en faktura och skicka några e-postmeddelanden eller telefonsamtal.
Poängen är att du bör fokusera på tre prioriteringar om dagen och ta itu med dem i viktighetsordning.
Detta tips är också känt som Regeln om tre från boken Få resultat den smidiga vägen, och den är avsedd att förhindra att du kör från uppgift till uppgift utan ett klart definierat resultat.
I regeln om tre definierar du tre uppgifter att göra på en dag, tre uppgifter för din vecka och även tre uppgifter för din månad och ditt år.
Börja varje dag med att definiera de tre sakerna du kommer att fokusera på och se till att checka in med dig själv om att hålla dig på rätt spår. Var uppmärksam på hur lång tid det tar dig och lägg märke till eventuella mönster som uppstår när du arbetar med vissa uppgifter. Det ger dig mer information för att förfina dina tidshanteringsstrategier.
Spåra din tid
När du kommer igång med att testa olika tekniker för tidshantering, se till att spåra din tid.
För det första och ett och ett halvt året av att driva min fotograferingsverksamhet skrev jag ner allt jag gjorde på en dag i en liten anteckningsbok, liksom hur lång tid det tog mig.
Om det låter som en super tidskrävande och anal sak att göra är det faktiskt inte. Det tar verkligen en sekund att kontrollera din klocka och göra en anteckning bestående av två eller tre ord som beskriver din uppgift.
Ännu bättre, du kan använda en tidsspårningsapp som Hours Tracker.
Den information du får från att spåra din tid är guld.
Om du upptäcker att du spenderar mycket tid på vissa uppgifter som inte är helt nödvändiga, kan du vidta åtgärder för att minska tiden du spenderar på dem eller klippa ut dem helt.
Till exempel, om du tror att du bara spenderar en halvtimme om dagen på att surfa på nätet kan du upptäcka att du ständigt går ner i kaninhålet och att det är närmare två timmar.
Använd en onlinekalender för att schemalägga tidsblock
Ett av de mest effektiva sätten att öka din produktivitet är att arbeta i tidsblock och schemalägga dem i en onlinekalender som Google.
Att organisera ditt schema istället för att utarbeta en att göra-lista hjälper till att tillämpa disciplin och ordning på dina uppgifter.
Du ägnar specifika tidsfönster åt dina uppgifter, vilket gör dem till en prioritet och det enda fokus under den tiden. Det hjälper till att minimera distraktioner och den mentala bördan av att byta uppgifter.
Använd en onlinekalender för att schemalägga dina uppgifter som icke-förhandlingsbara händelser. Om du har gjort saker på ett analogt sätt - att skriva ut att göra-listor eller föra en pappersdagbok - kanske du använder en online-kalender mycket effektivare.
En onlinekalender kan hjälpa dig att planera möten och skicka meddelanden till inbjudna. Du kan skapa återkommande händelser i din onlinekalender, ställa in påminnelser och du kan komma åt kalendern från flera enheter.
Se till att du schemalägger avbrott i din kalender. Det är en riktigt dålig idé att sitta framför din datorskärm hela dagen utan att stå upp regelbundet för att sträcka, äta en ordentlig måltid eller bara ta några minuter för lite FoU.
Använd ett CRM-system
Det finns så många appar och produktivitetsverktyg som hjälper människor att hantera sin tid, sina projekt och sitt liv bättre. Du kanske till och med använder några av dessa redan.
Men om du inte redan använder ett CRM-system (client relationship management) kan du gå miste om ett mycket användbart verktyg som kan minska behovet av att ha flera appar för flera olika användningsområden.
Ett CRM-system är ett klienthanterings- och relationsbyggnadsverktyg som hjälper dig att hålla reda på dina kunder och projekt. Du kan göra saker som att spela in de datum du senast kommunicerade med en klient och ställa in en påminnelse för uppföljning.
Men de flesta CRM erbjuder så mycket mer, inklusive redovisningsverktyg och kapacitetsskrivningsfunktioner.
Jag använder och rekommenderar Dubsado, som är ett CRM-system för annonsmaterial. Du kan skapa varumärkesavtal som du kan skicka ut för elektronisk signatur, skicka ett e-postmeddelande direkt från användargränssnittet och hålla reda på alla dina kunder och kunder i ett visuellt tilltalande och lätt att navigera system. Det integreras till och med med din Google-kalender.
Om du använder programvara för kontraktsignatur som Hello Sign eller Adobe kan du få samma funktion i Dubsado med alla andra fördelar för en liknande prislapp.
Andra alternativ är Nutshell och Insightly.
Nix Multi-Tasking
Forskningen är i: multitasking är överskattad.
Multitasking tenderar att ses positivt, men den senaste forskningen visar att det är skadligt för din produktivitet och kvalitet på ditt arbete.
Arbete av hög kvalitet beror på hur mycket tid du spenderar på en uppgift och intensiteten i ditt fokus. Om du kan öka ditt fokus kan du göra mer gjort på kortare tid.
Att arbeta med flera uppgifter i taget överbelastar hjärnan. När du arbetar med flera saker samtidigt, byter du mentala funktioner, vilket blir kontraproduktivt.
Enligt Gloria Mark, forskare och författare till Multi-Tasking i den digitala tidsåldern, den genomsnittliga kunskapsarbetaren byter uppgifter var tredje minut. En gång distraherad kan det ta nästan en halvtimme att återuppta den ursprungliga uppgiften. Det är 30 bortkastade minuter eftersom du kollade din e-post och svarade på ett meddelande.
Inte konstigt att den genomsnittliga arbetaren arbetar i tre timmar av en typisk åtta timmars arbetsdag - även om de inte ständigt tittar på Instagram eller Facebook.
Lägg bort dina enheter
Så som du kan se är ett av de största sätten att förstöra din produktivitet att ständigt kontrollera din e-post och sociala medier hela dagen. Dessa sekunder eller minuter kan lägga till enorma mängder slösad tid och förstöra ditt fokus på uppgifterna.
Lägg bort din telefon, stäng webbläsarfönstret med din öppna inkorg och koncentrera dig på uppgiften som ligger framför dig.
Bestäm ett par gånger om dagen när du ska kontrollera och svara på e-post och Instagram-inlägg och hålla fast vid det.
När jag kombinerade detta med att blockera min tid blev jag förvånad över resultatet. Jag lyckades bokstavligen tre gånger mer på en dag än jag gjorde när jag bara svävade från uppgift till uppgift och svarade på varje text och e-postmeddelande när jag fick det.
Prova Pomodoro-metoden
Pomodoro-tekniken är ett enormt populärt tidshanteringsverktyg som är utformat för att hålla dig så produktiv som möjligt.
I denna metod för tidshantering väljer du en uppgift som du vill göra och ställer in en timer i 25 minuter för att arbeta fokuserat och utan avbrott.
Du kan göra detta i 25 minuter, eller hur?
När timern ringer, ta en kort paus som inte är arbetsrelaterad, som att sträcka eller ta ett mellanmål.
När du har gjort fyra "pomodoros" kan du ta en längre paus, som 20 eller 30 minuter. Din hjärna kommer att ta den här tiden att tillgodogöra sig ny information.
Ställ en dag åt sidan för ärenden och admin
Detta är ett annat produktivitetshack som gör underverk för vissa människor. Ha en dag avsatt i veckan där du kommer att sköta alla dina personliga ärenden eller företagsadministratörer eller en kombination av båda.
Det kan finnas saker som du gör varje vecka, som matlagning eller tvätt, som alla kan flyttas till en dag, så att du kan fokusera på affärsuppgifter under resten av veckan.
Du kanske vill ha en veckodag avsatt när du planerar alla dina möten eller medicinska möten. Alternativt kan du göra alla dina administratörer som fakturering, redovisning eller till och med schemaläggning av dina sociala medier.
För att sammanfatta
Det finns många tekniker och verktyg för tidshantering som kan hjälpa dig att öka din produktivitet och minska stress och utbrändhet.
Inte alla kommer att fungera för dig, men det här är några av de mer populära som du kanske vill prova.
Oavsett om du är hobbyfotograf eller proffs, är chansen att du har massor på gång varje dag.
Att hitta sätt att bli effektivare kan sluta lägga till timmar på din dag och till och med hjälpa dig att sova bättre.