Om du är någon nivå av en fotograf som arbetar med kunder måste du ha ett kontrakt.
När fotojobb går fel, beror det ofta på brist på kommunikation.
Ett kontrakt skyddar inte bara dig utan även din klient i händelse av ouppfyllda förväntningar.
Här är några inkluderingar du kanske vill överväga.
Vem är avtalet mellan?
Först och främst måste du tydligt ange vem avtalet är mellan och identifiera varje part. Du kan identifiera dig som "företaget", och din klient som "Klienten." Fotograferingen i sig kan kallas "händelsen."
Observera att avtalet ersätter alla tidigare avtal mellan parterna, och att det enda sättet att lägga till avtalet är att göra det skriftligen, och att denna ändring måste undertecknas av båda parter.
Kort sagt, om något ändras mellan undertecknandet av avtalet och skjutdagen, behöver du ett nytt kontrakt.
Vad är reservationerna?
Du bör ha ett avsnitt om ditt avtal om bokningarna.
Detta innebär att du noterar datumet för inspelningen och din policy för omplanering, uppskjutning och avbokning.
Se till att klienten är mycket tydlig om konsekvenserna av någon av dessa förändringar.
Många fotografer kräver till exempel en återbetalningsbar deposition på 50% vid avbokning, så att de inte missar potentiellt arbete som kunde ha bokats den dagen.
Säkerhet
Jag rekommenderar att du har ett avsnitt som noterar att du som fotograf / företag har rätt att avsluta täckningen och lämna platsen om du upplever olämpligt, hotande, fientligt eller stötande beteende från en person vid evenemanget som ifrågasätter din säkerhet. Det här kan vara en sällsynt händelse, men det är värt att lägga in ditt kontrakt så att du kan hävda dina rättigheter om du är offer i en osäker situation.
Detta kan vara relevant för till exempel en kvinnlig bröllopsfotograf som trakasseras av berusade gäster.
Inspelningstid och tillägg
Observera att inspelningstid börjar vid schemalagd starttid och slutar vid schemalagd tid, oavsett när klienten dyker upp. Om en klient är väldigt sen, går skottet till den överenskomna tiden och inte senare.
Jag rekommenderar också starkt att om du är kommersiell fotograf ange tydligt att klienten eller en representant från deras företag måste delta i fotograferingen för att ge kreativ riktning och godkänna de slutliga bilderna.
Du ansvarar inte för den slutliga estetiken om de inte är där för att ge feedback och godkännande.
Dessutom förbehåller sig rätten att avbryta fotograferingen och behålla insättningen om kunden eller deras representant inte deltar.
Allvarligt. Det händer.
Kostnader
Det är här du kanske noterar att det kan uppstå extra kostnader som kanske inte ingår i den ursprungliga offerten, till exempel parkering, rekvisita på ett mode- eller produktspel eller matvaror på en matfilm.
Dessa typer av utgifter är vanligtvis TBD (bestäms) och ingår inte i den ursprungliga uppskattningen. Detta bör göras tydligt framåt så att du inte slutar skära ner på dina intäkter för att täcka dessa saker.
Ansvar
Du är ansvarig för mycket på en shoot, men vissa saker är oförutsedda och utom din kontroll. Saker som påträngande personal, klientens och personalens fördröjning, vädret, schemaläggningskomplikationer, felaktiga adresser från klienten eller begränsningar för den valda platsen.
Plats- och platsgränser
Såvida du inte skjuter på din studio eller en hyra, är kunden vanligtvis ansvarig för att tillhandahålla en lämplig plats för det fotografiska arbetet att äga rum.
Om platsen visar sig vara begränsad i rymden eller på annat sätt hindrar dig från att utföra ditt arbete på ett säkert sätt (eller ett som inte tillåter dig att producera önskat resultat), förbehåller du dig rätten att begära flytt till en annan plats eller avbryta skottet utan straff.
Tillstånd
Vem ansvarar för att säkra tillstånd?
När du sätter ett stativ på ett offentligt ställe kan du mycket troligt bli ombedd att flytta av en polis eller någon annan stadstjänsteman. Detta kan vara katastrofalt vid en reklamfilm där platsen har undersökts och är väsentlig för storyboard eller berättelsen om de slutliga bilderna.
Tillstånd kan ta lite tid att säkra, så kom ihåg detta om det här jobbet faller på dig.
Film & copyright
Fotograferingen du producerar för en klient tillhör dig fortfarande som skapare av dessa bilder. Många kunder tycker att bilderna tillhör dem eftersom de betalar pengar för att producera dem. De måste utbildas om upphovsrätt.
I den kommersiella världen uppmanar kunder dig att producera foton som stämmer överens med deras varumärke. De betalar sedan en separat avgift för att licensiera dessa bilder för en specifik användning och tidsram.
Du borde ha en separat Användningsavtal förutom ditt kontrakt som beskriver användarparametrar.
Ansvarsbegränsning
I det osannolika fallet att du inte kan följa de riktlinjer som anges i avtalet på grund av skada, sjukdom, en ”Guds handling” eller någon annan händelse utanför din kontroll, bör du inte hållas ansvarig.
Du bör dock göra allt du kan för att planera om skottet. Om detta inte är möjligt ska normalt alla betalningar som erhållits för evenemanget returneras.
Om digitala filer går förlorade, stulna eller förstörs utanför din kontroll, inklusive men inte begränsat till fel på hårddisken eller utrustningen, är ditt ansvar att returnera alla betalningar.
Begränsningsansvaret för en delvis förlust av original bör vara ett proportionellt antal exponeringar förlorade baserat på procentsatserna av det totala antalet original.
Fångst och leverans
Du är inte ansvarig för att leverera varje bild som tas vid ett evenemang eller ett skott.
Antalet slutliga filer som ska levereras är upp till fotografernas diskretion eller baseras på ett avtal som gjorts mellan fotografen och klienten innan kontraktet undertecknas.
I det här avsnittet kan du notera när du ska leverera filerna efter och hur de kommer att levereras, till exempel JPG.webp- eller TIFF-filer.
Efterproduktion och redigering
Den slutliga stilen, effekterna och den övergripande estetiken för efterproduktionen och redigeringen är enligt ditt gottfinnande om du inte arbetar med en viss typ av jobb där redigeringen kommer att göras internt, t.ex. av en tidning eller reklambyrå.
Ingenting är värre än att arbeta hårt för att redigera och sedan låta klienter sätta galna Instagram-filter på dina bilder. Förbjud alla ändringar av dina fotografier såvida det inte finns en överenskommelse med klienten om vad dessa förändringar kommer att bli, som att lägga text på ett foto.
Betalningsplan
Om du ber om en insättning (och jag hoppas att du gör det), se till att lägga det i ditt kontrakt.
Hur du hanterar betalningen för resten är upp till dig. Många fotografer tillåter trettio dagar för mottagande, men försenad betalning efter det är föremål för ränta - vanligtvis 15-18%.
Observera också en policy kring eventuella NSF-avgifter och om det finns några konsekvenser måste kunden vara medveten om när det gäller att inte betala i tid.
Du kan till exempel ange i ditt kontrakt att betalning efter tre månader är föremål för rättsliga åtgärder.
Prissättning
I slutet av avtalet föreslår jag att du lägger fram den överenskomna prissättningen.
Om du inte har ett separat användningsavtal kan du inkludera användningsvillkoren här.
För mitt kommersiella arbete ger jag vanligtvis inte mina kunder ett användningsavtal förrän bilderna har betalats fullt ut och förbjuder användningen av mina bilder fram till dess.
Jag tycker att det här fungerar bra för mig. Kunder ska inte använda dina bilder offentligt om de inte har betalat för dem, eller så är det ett brott mot din upphovsrätt.
Jag anger till och med denna term på mina fakturor och uppmärksammar detta i min e-postkommunikation när jag skickar den.
Vissa kunder kan ta lång tid att betala till dig om du inte drar specifika gränser för betalning och användning av dina bilder.
Signaturfält
Det bör finnas ett område där både du och klienten kan underteckna och datera avtalet.
Det är bäst om du använder elektronisk signaturprogramvara som Hello Sign så att kunder inte behöver spendera sin tid på att ladda ner och skanna ett undertecknat kontrakt tillbaka till dig. Alla är upptagna, eller hur?
Om du använder ett CRM-program kan det redan erbjuda en sådan funktion. Till exempel använder jag Dubsado, som är ett CRM-system för annonsmaterial. Jag kan skicka e-post och kontrakt till kunder direkt från användargränssnittet.
Jag har alla andra funktioner i ett klienthanteringssystem för ungefär samma pris som jag skulle behöva betala för signaturprogramvara ensam.
Sammanfattningsvis
Förhoppningsvis har detta gett dig en uppfattning om vad du kan lägga i ditt kontrakt.
Se till att dina kontrakt är daterade och undertecknade innan du överväger ett bokat jobb.
Gå igenom dem med klienten och se till att villkoren förstås. Många människor bryr sig inte om att läsa saker innan de undertecknar det och du vill inte hantera några överraskningar.
Vänligen notera att det här inlägget är endast avsett för utbildningsändamål och utgör inte juridisk rådgivning, eftersom jag inte är advokat och inte kan ge råd i den egenskapen.
För att se till att något eller ditt avtal eller skriftliga avtal är juridiskt bindande och täcker dig i händelse av avvikelse, kontakta en advokat.