Hur man organiserar och fotograferar händelser som ett proffs

Huvudevenemanget: Hur man organiserar och skjuter evenemang som ett proffs.

Footy Show och bild med tillstånd av Nine Network Australia © Gina Milicia 2015

Om du äger en kamera och är känd i din vänkrets som en entusiast eller proffs, finns det en mycket god chans att du har blivit ombedd att fotografera ett evenemang.

En händelse är i grunden när som helst en grupp på tre eller flera personer samlas för att fira en milstolpe. Det här kan vara din bästa väns bröllop, farbror Daves 50-årsdag, din nästa granns bar mitzvah, din kusin Marias engagemang, en produkt eller företagsevenemang eller en prisutdelning. De definieras alla som händelser.

Jag har skjutit evenemang de senaste 25 åren. På den tiden har jag varit den officiella evenemangsfotografen för Australiens Grand Prix, Melbourne Cup, Dalai Lama, Bvlgari, WWE Wrestling, Logies (Australiens Emmys), presskonferenser med rockstjärnor, produktlanseringar för stora varumärken, Farbror Daves 50: e (fantastiska fest!) Och min kusins engagemang.

Protokollet jag använder för att fotografera händelser är detsamma för farbror Daves 50: e som för en A-lista-funktion. Jag kommer att dela alla protokoll, tips och tekniker före evenemanget och evenemang som jag har utvecklat under de senaste 25 åren - så att du kan fotografera evenemang som ett proffs också.

Kontrollistan för "inga fler tårar"

Se alltid till att du har nya batterier till ditt evenemang. Om du fotograferar många händelser och arbetar med blixt på kameran kan du överväga att investera i uppladdningsbara AA- och AAA-batterier för dina blixtar och andra enheter. De är lite av en investering i början, men betalar så småningom för sig själva och är mycket mer miljövänliga.

"Att vara beredd är hälften av segern." - Miguel de Cervantes

Jag organiserar alltid min utrustning dagen innan jag skjuter ett stort evenemang. Det här är en omfattande lista baserad på alla föremål som jag har glömt genom åren - och ja, det har ibland varit tårar och ja, de orsakade mig stress.

Testa alla blixtar, synkroniseringskablar och radioslavar. (Jag har en gång bröt någons bröllop! Om du inte har hört den här historien kan du återuppleva mitt hjärtskär här.)
Packa nya batterier och reservdelar.
Ladda alla kamerabatterier.

I ett av mina tidiga Melbourne Cup-skott skickades jag till mållinjen för att täcka presentationen av Melbourne Cup för sin sponsor, Emirates. Det hade varit en lång dag och jag var fortfarande lite grön för det här evenemanget. Jag överskattade min blixt och kamerans batterilivslängd helt och var tvungen att uthärda en stressig 30 minuter och väntade på att fotografera "pengarna" med min kamera att blinka, "Jag ska dö! Mata mig nu! ”

Mitt reservbatteri och laddare var säkert undanstoppade i min kameraväska cirka 20 minuters promenad bort. (Doh!) Jag lyckades pressa ut fem bilder genom att sätta på och stänga av kameran. Jag fick skottet, men det var inte kul.

Rengör linserna. Kontrollera alltid om det finns damm, mögel, repor och smuts. Det finns inget värre än att behöva retuschera 300 skott på grund av gunk i ramens hörn, eller ännu värre, en stor smyg som helt förstör ett skott.
Ladda din bärbara dator, telefon och booster helt för avlägsna platser.
Se till att du har alla dina kablar, tillbehör och laddare för bärbara datorer etc.
Packa två kortläsare och reservkablar.
Bär extra minneskort och reservkort.

Jag sköt en gång ett bröllop på en mycket avlägsen australisk plats. Det var i slutet av en lång, hård vecka och jag insåg när jag kom att jag hade glömt USB-kabeln till min kortläsare. Jag visste att det skulle bli ett stort bröllop - tidningen ville ha full täckning, från början till slut - och jag hade bara tillräckligt med minneskort för att täcka ungefär hälften av det.

Jag skickade min assistent ut till den lilla stadens shoppingdistrikt på jakt efter en kabel eller en kortläsare medan jag fortsatte bilderna före bröllopet. Hon ringde varje kamerabutik inom 20 km (12,5 miles), men ingen tur. Det slutade med att jag fick skjuta med det begränsade antalet minneskort jag hade, och behandla det som om jag fotograferade med film.

Jag kom dit till slut, men den lilla tillsynen kunde ha varit mycket dyr. Nu bär jag två minneskortläsare och lägger reservkablar i handskfackets kameraväska, handväska och laptopväska.

Nutella finns i en praktisk resstorlek. © Gina Milicia 2015

Sätt ihop ett överlevnadskit (vatten, vävnader, deodorant, mynta, snacks, proteinstänger, nötter, paraply, filtar, extra varma kläder och bekväma skor för att köra hem). Händelser kan pågå i timmar och går ofta över måltiderna. Det finns inget värre än att vara kall, trött, hungrig eller stinkande vid ett evenemang. Packa alltid ett nödsats för att hålla dig igång mellan måltider och duschar.
Läs körbladet, leta upp alla skjutplatser och ta reda på de bästa resvägarna. Jag tränar alltid det bästa sättet att komma till min spelning kvällen innan. Händelser kan vara tillräckligt stressande utan att behöva oroa sig för att gå vilse på vägen.
Tvätta din bil och fyll tanken. Återigen handlar det om att minimera stress. Händelser är vanligtvis klädda affärer, så det är trevligt att dyka upp i en ren bil. Det känns också bättre.
Förpacka och kontrollera alla belysning, stativ, stativ och tillbehör igen.
Se till att din utrustning är bärbar, lätt och snabbt och lättillgänglig. Här är min personliga händelselokaliseringssats: Rullväska, bärbar dator, monopod eller stativ, två kamerakroppar, 24mm-105mm f / 4-objektiv, 70mm-200mm f / 2.8-objektiv, 85mm-objektiv, två speedlights, uppladdningsbara AA-batterier.
Ha en säker plats för att lagra de minneskort du använder vid evenemanget. Markera dem tydligt så att du inte av misstag skriver över dem.
Ta med en hårddisk för säkerhetskopiering. Om du har tid och en säker plats att göra det, ladda ner dina minneskort till din dator och säkerhetskopiera dem samtidigt. Jag har ett in / ut-system som jag använder. Kolla in: Tips för fotografering av arbetsflöden - från minneskort till dator och mer för mer info.
Håll berusade gäster borta från ditt bord. Mat och dryck blandas inte med och bärbara datorer. En spilld dryck och det är över.
Glöm inte en penna och anteckningsbok för att skriva ner viktig information.

Klädkod

Dina nästa kunder kan vara bland gästerna vid evenemanget du skjuter. Du har bara en chans att göra ett bra intryck, så se till att det är ett bra.

Jag skulle gärna ha på mig mina favoritrivna jeans och stövlar till varje skott jag gör, men jag vet att det inte skulle göra ett särskilt bra intryck. Jag vill inte skämma bort kunder genom att visa sig i olämplig klädsel, så jag kontrollerar alltid klädkoden först.

Jag tror att en bra fotograf bör smälta in i gästerna. Missförstå mig inte, jag föreslår inte att du dyker upp klädd som Paris Hilton. Rocka ut din egen stil, men kanske tona ner diamant-tiara, nio-tums guldpläterade klackar och leopardskinnsdräkt.

Här är några förslag som du kanske vill ta med dig:

Köp ett bra par riktigt bekväma klädskor. Det finns inget värre än att ha obehagliga skor på en lång shoot.
Den bästa färgen att smälta in vid ett evenemang är svart.
Bär alltid en luddrulle, säkerhetsnålar, skokräm och en sysats i väskan för dem om det behövs. Jag slet en gång mina byxor strax före en händelse.

Etikett

Se aldrig äta eller dricka vid evenemanget.
Mat och dryck bör alltid konsumeras borta från gästerna (äta innan du åker).
Be om det bästa stället att förvara dina redskap (jag ringer ofta platsen i förväg för att be om att få plats för mig).
Inte irritera gästerna och hörn dem och slå på med tråkiga historier.
Ge bara ut ditt kort om någon specifikt ber om det.
Förvara anteckningar på en pad eller din smartphone så att du kommer ihåg namnen på nyckelpersoner.
Fråga alltid gästerna om de tycker att du tar deras foto. Om människor är djupt i konversation, försök vänta på en paus innan de skär in. Det är svårt, särskilt för nya fotografer. Försök ”Hej. Ursäkta att jag stör. Har du något emot om jag tar ett foto? ” Ton är verkligen viktigt. Var aldrig påträngande och ha alltid ett stort leende i ansiktet. Komplimentera gäster på deras hatt, väska, skor eller ögon, men gör det uppriktigt.
Om du arbetar med andra fotografer kan du försöka hjälpa dem att skapa bilder och arbeta tillsammans. Detta är en liten industri; chansen är att du kommer att arbeta tillsammans igen och det är alltid fantastiskt att utveckla vänskap med andra fotografer. Ibland kan det vara en ensam bransch.
Stå aldrig runt och se uttråkad. Om du har slut på gästerna, skjut in maten, bandet eller skylten.
E-posta skott av bandet, blommor och mat till leverantörerna. Det här är ett bra sätt att värdera mervärde för din klient, en trevlig sak att göra för leverantörerna och ett bra sätt att träffa potentiella nya kunder.

Händelsens dag

Försök och anlända 30 minuter, till en timme före evenemanget. Detta ger dig gott om tid att packa upp din utrustning och komponera dig själv innan evenemanget börjar. Det finns inget värre än att anlända sent och behöva sätta igång under tryck.

Gör en snabb rekognosering av platsen, notera belysningen och försök att planera bra platser för gruppbilder och porträtt. Sätt upp din utrustning. Testa och testa allt igen för att se till att det fungerar. Kontrollera att dina minneskort finns i kameran, att ISO är inställt på rätt inställning och att dina blixtar avfyras ordentligt.

Läs skottlistan och kontrollera och dubbelkolla att du får alla dina nyckelskott. Hänvisa hela tiden tillbaka till detta på dagen. Täck alla detaljer som är möjliga på dagen: skyltning, mat, presentpåsar, drycker, blommor och bordsdekorationer. Detta är ett utmärkt tillfälle att presentera dina kunskaper för andra företag, så se till att du vidarebefordrar dessa bilder till cateringfirma, blomsterhandlare och designers.

Försök att hålla gruppbilder till högst fem personer. Jag skjuter ofta människor i grupper om två, tre och fem. Ta tre till fem bilder när du skjuter grupper av människor eftersom någon alltid blinkar eller drar ett roligt ansikte. Berätta för gruppen att du tar några bilder så att de inte ser ut eller går iväg efter den första bilden. Fortsätt prata medan du fotograferar gruppen så att du ger dem uppmärksamhet. Annars ser de fel ut, börjar prata eller äta och förstöra ditt skott.

Människor skott

Var inte rädd för att städa människor (fixa jackorna, be dem stå på ett mer smickrande sätt). Inte varje skott behöver poseras. Försök få en blandning av uppriktiga bilder av människor som pratar, skrattar och njuter av dagen. Jag tycker att dessa bilder görs bäst med en lång lins när människor inte vet att du tar dem. Det är väldigt svårt att se diskret ut när du är fem tum bort med en 28 mm-lins.

Försök att skjuta tal med en lång lins, utan blixt. Det betyder att du kan vara diskret och ta flera bilder av högtalaren utan att irritera dem med dina blixtar. Jag gillar att vänta tills talaren ser upp från sina anteckningar eller ler för att erkänna applåder.

Undvik att ta bilder av människor som äter. Jag har ännu inte sett någon som ser glamorös ut med en mun full av mat.

Efter evenemanget

Säkerhetskopiera försiktigt ALLA dina filer (Säkerhetskopiera dem sedan igen när du kommer tillbaka till ditt kontor / bas).
Gör en sista dubbelkontroll för slumpmässiga redskap som du kan ha kvar (jag har tappat två monopoder).
Torka ut och äta något innan du bearbetar dina filer.
Skicka eventuella extra bilder till cateringfirma, blomsterhandlare eller gäster som kan ha kontaktat dig under evenemanget.

Har du några ritualer före evenemanget som du använder för att hjälpa din dag att gå smidigt? Finns det något jag kanske har missat? Jag skulle gärna höra dina förslag.