En gästpost av Nick Rains.
Att använda metadata korrekt innebär att bilder kan katalogiseras fullständigt och bilder kan hämtas när som helst utan att nödvändigtvis veta vilken mapp filen finns i. King Penguins, Macquarie Island - Canon 5D MkII, 300f2.8L 1/500 sekund @ f5.6.
Arkivering
Var lägger du faktiskt dina bildfiler?
Filar du bilder i mappar med meningsfulla namn som “Sydney 01-01-2010” och “Perth 11-03-2010”, eller “Flowers” eller något sådant. Tänk om det är en bild av en blomma i Perth; vilken mapp skulle du lägga den i? Eller skulle du lägga det i båda? Detta är ett fysiskt arkivsystem, inte till skillnad från bokstavliga filer i ett bokstavligt arkivskåp. Det kan fungera som ett arkivsystem men det försummar den enskilt mest användbara aspekten av digitala bilder - metadata.
Korrekt användning av metadata innebär att datorer kan göra vad de är bäst på, komma ihåg stora mängder data och skapa kopplingar mellan listor och poster. En bild med metadata som City = 'Perth' och Caption = 'flower' kan enkelt refereras till av en databas som bara matchar en bildfils metadata med orden Flower and Perth och visar dess plats på hårddisken. Om du söker efter 'Flower' och 'Perth' kommer databasen att lista alla filer som är taggade med dessa ord - och här är tricket, filen behöver inte vara på någon speciell plats på din hårddisk så länge som databasen har tidigare registrerat sin position. Med andra ord har den redan katalogiserat alla filplatser. Du kan ha ett dussin bilder av blommor i Perth på ett dussin olika platser och databasen kan enkelt ange dessa filer när du söker efter dessa termer. Det här är vad datorer gör bäst, och de är väldigt bra på det.
Att använda bra katalogprogramvara innebär att du helt enkelt inte behöver ordna dina filer i någon form av logisk mappstruktur så länge programvaran har katalogiserat alla platserna för alla bilder. Om alla dina bilder lever på en hårddisk och den hårddisken har katalogiserats fullständigt, kan mappstrukturen på den hårddisken vara vad du vill.
OK, så vi har konstaterat att det är en bra idé att använda något som Idimager, Lightroom eller Expressions Media 2. Det är en del av problemet. Den andra delen är hur vi lagrar dessa filer utanför webbplatsen som en säkerhetskopia på DVD-skivor (med tanke på att vi bara kan passa 4,5 GB bilder på en DVD) på ett sådant sätt att vi enkelt kan hämta en fil om den går förlorad eller skadad på något sätt. Hur vet vi var det är? Vi kunde också katalogisera alla DVD-skivor antar jag, men det skulle vara mycket tidskrävande och lyckligtvis är det inte nödvändigt.
Tricket är att spegla innehållet på dina DVD-skivor på hårddisken genom att använda mappar med exakt samma namn som DVD-skivorna, som innehåller exakt samma bilder. Om vi katalogiserar en sådan hårddisk så kommer katalogen samtidigt att vara en katalog över DVD-skivorna.
Denna panel från Expressions Media 2 visar mapparna på den nätverksanslutna datorn. D Drive DVDs 151-200 DVD161. Den gröna punkten betyder att det är det som för närvarande visas i ett webbläsarfönster (se skärmdump nedan).
Bucket-systemet
Jag följer 3-2-1-metoden för arkivering och säkerhetskopiering. Det är minst tre kopior av varje bild, på två olika mediatyper (HD och DVD) och minst en kopia lagrad helt utanför webbplatsen.
Jag följer också "Bucket" -sättet till arkivering som Peter Krogh populariserat i sin bok The DAM Book. Jag hade använt ett liknande system i några år när jag kom över Peters bok. Det var fantastiskt att få mina egna metoder bekräftade och utvecklade, så jag köpte boken, gjorde några ändringar i mitt arbetsflöde och har följt denna väg sedan dess.
Bucket-systemet är baserat på optiska media av begränsad storlek, som DVD-skivor. Tveka inte att ersätta 'BlueRay' med 'DVD' i den här artikeln när tekniken har gått vidare. Oavsett vilket media du använder förblir poängen densamma - du lägger dina filer i mappar som kallas hinkar och när en hink är "full" bränner du den till en DVD, startar en ny hink med ett nytt mappnamn och börjar fylla det upp, och så vidare. En hink anses vara ”full” när den närmar sig storleken på det optiska mediet som den kommer att brännas till.
Så "skopor" är helt enkelt mappar som skapas för att fyllas med bilder tills de når, för ensidiga DVD-skivor, 4,5 GB-märket vid vilken tidpunkt de bränns på DVD och arkiveras utanför webbplatsen. Jag heter dessa mappar på min hårddisk DVD001, DVD002, DVD003 och så vidare. När jag bränner DVD: n kommer dess titel i programvaran för DVD-bränning vara exakt densamma, DVD001 etc, och jag skriver DVD001 på fodralet (inte på DVD: n).
Nu är här den avgörande punkten. Om du håller dina bilder i dessa hinkmappar på din huvudsakliga hårddisk, eller var du än vanligtvis lagrar dina bilder, kan du importera dem till en katalogiserare som fortfarande finns i dessa mappar och lämna mapparna som de har samma mappnamn, DVD001 etc. Katalogen hänvisar till dessa mappar med deras mappnamn och så har du en exakt spegel av vad som finns på din hårddisk bränd till en uppsättning DVD-skivor. För varje fysisk DVD finns en motsvarande mapp på hårddisken med exakt samma namn som innehåller exakt samma filer. Detta gör det otroligt enkelt att spåra en fil om du av någon anledning inte kan komma åt den på hårddisken. Katalogföraren kommer att berätta vilken mapp den ska vara i, och allt du behöver göra är att hitta DVD-skivan med samma namn.
Webbläsarfönstret i Expressions Media 2 visar miniatyrbilderna av bilderna i mappen och identifierar den enskilda filen högst upp, i statusfältet. I det här fallet finns den här filen tydligt i en mapp med namnet DVD161. Det finns naturligtvis också på en DVD som heter DVD161 som lagras utanför webbplatsen men som kan hämtas och hela katalogen byggas om i händelse av en katastrof.
Så jag redigerar mina bilder och lägger till metadata, gör justeringar i Lightroom (och konverterar sedan alla till DNG-format) och tar sedan hela samlingen och delar upp den i nya mappar som alla innehåller cirka 4,5 GB bilder. Dessa mappar namnges i följd, dvs DVD001, DVD001 etc och sedan importeras hela uppsättningen mappar till katalogisten som i mitt fall är Expressions Media 2. Varje mapp kopieras också till en andra dator som fungerar som en lokal säkerhetskopia och bränns till en DVD med samma namn.
Nettoresultatet är att jag har tre uppsättningar identiska mappar som innehåller identiska bilder. Två apparater på två olika hårddiskar (på två olika datorer i mitt fall) och den tredje uppsättningen på DVD-skivor som lagras utanför webbplatsen. Katalogen har också importerat den exakta mappstrukturen, så alla filreferenser matchar de fysiska DVD-namnen och de identiskt namngivna mapparna på de två hårddiskarna. Det fungerar även över ett nätverk.
Det finns en liten fluga i salvan här - att lägga till filer i mappar så att de totalt blir 4,5 GB är tråkigt eftersom du normalt bara kan göra det manuellt. Du måste välja grupper av filer, kopiera dem till ”bucket” och fortsätta kontrollera den totala mappstorleken. Det är en flaskhals. Jag förtvivlade att hitta ett sätt att automatisera detta efter att ha sökt på nätet och bara hitta en applikation för Mac som kunde göra detta (Big Mean Folder Machine) och ingen alls för PC. Så, för att kortfattat göra en kort historia, gjorde jag en egen applikation för PC, som heter Bucketeer och när du läser detta ska den vara tillgänglig från min webbplats (se under Produkter / programvara).
Bucketeer tar helt enkelt en stor mapp med bilder och kopierar innehållet till nya mappar i en viss storlek. Varje mapp heter sekventiellt så jag slutar med en stor mapp och samma bilder i en uppsättning mindre mappar namngivna i en sekvens som DVD001, DVD002 - exakt metoden som beskrivs ovan. Allt jag behöver göra är att bränna varje mapp till en DVD (manuellt för tillfället) och allt är klart - inga fler test-och-fel-val för att fylla en 4,5 GB DVD.
Skopsystemet är en välsignelse för små samlingar med några tiotusentals bilder. Större samlingar kan dra nytta av ett system på företagsnivå med servrar och dedikerade RAID-enhetsarrayer, men för de flesta av oss kommer DVD-skivor och BlueRay-skivor att fungera bra så länge du har ett bra katalogsystem och en metodisk inställning till arkivering, arkivering och säkerhetskopiering .
Nick Rains har varit professionell fotograf i 28 år och hans arbete har publicerats i böcker, kalendrar och tidskrifter över hela världen. Han är för närvarande specialiserad på spelarbete runt Australien och är regelbundet bidragsgivare till tidningen Australian Geographic. Nick är också redaktör för tidningen Better Digital Camera och genomför regelbundet avancerade fotografiska workshops runt om i landet.