Ett gästinlägg om konferensfotografering av Paul von Schwarzenfeld.
Jag älskar konferenser. Det är alltid många människor som minglar och nätverkar, några intressanta talare och allt går enligt en fast agenda - även kaffepauserna! Det finns inga överraskningar och stressnivåerna är låga, så länge du har gjort ett bra jobb med att förbereda dig för evenemanget.
Alla konferensregler gäller också. Förutsatt att du redan har lite kunskap om dem vill jag lägga till några förhoppningsvis hjälpsamma men absolut inte fullständiga tips.
1. Definiera jobbet
Om du fotograferar konferensen som en professionell fotograf bör både dig själv och klienten underteckna ett avtal som klargör hur bilder levereras, avgränsar upphovsrättssituationen och sist men inte minst begränsar ditt ansvar som fotograf.
Tänk på att upphovsrättskraven för den här typen av jobb kan skilja sig från kraven för andra jobb eftersom konferensarrangören sannolikt behöver publicera bilderna online, och om de inte kan göra det kan bilderna vara värdelösa för dem.
Glöm också alla prismodeller inklusive utskrifter. De kommer aldrig någonsin att behöva skriva ut. De enda utskrifterna som kommer att göras av dina konferensbilder finns i nästa års program eller annat marknadsföringsmaterial som kommer att skrivas ut av dem eller deras designer. Så forma din prismodell kring en DVD-leverans.
Lita inte på att din klient läser det finstilta av ditt kontrakt. Även om ditt kontrakt tillåter dig, diskutera med dem om du kan publicera konferensbilderna på din webbplats eller inte. Ibland har klienten inga problem med det - de skulle förmodligen till och med uppskatta det eftersom du gör ytterligare marknadsföring för deras projekt. Men de kanske vill begränsa distributionen av bilderna, så var noga med att prata med din klient i förväg om att publicera de bilder du ska ta.
Gör dig också redo för gäster och talare som närmar dig dig frågan: ”Var kan jag se bilderna senare? Har du ett visitkort? ” Återigen kommer ett förtydligande med din klient att hjälpa dig att ge ett säkert svar - eller något svar alls.
2. Ta med en snabb lins
Ingenting är säkert utom död, skatter och dålig belysning på konferenslokaler. Jag vill inte avskräcka någon som planerar att arbeta med en pek-och-skjut-kamera, men om du vill ha några kvalitetsbilder i slutet av dagen, ta med en SLR som kan producera acceptabla bilder enligt ISO 1600, och en 85 mm f1.8 lins. Jag vågar inte ställa in en period i slutet av detta uttalande, men du kan fotografera en hel konferens med två linser: en 18- (…) mm f2.8 för att fånga några vidvinkelramar på platsen, blandande folkmassor , och gruppbilder, och 85mm för resten. En dyr men idealisk kombination skulle vara en full-frame SLR som kan fungera med ISO 3200 och en 70-200mm f2.8 plus en vidvinkelobjektiv.
Ta med din blixt, men troligen kommer du inte att använda den. Taket är högt, direkt blixt är en dålig idé, och högtalaren och publiken kan lätt bli besvärade av att du strobelyser huvudtalen.
Jag slutade använda axelväskor till förmån för ett linsbältesystem som bygger på en enkel midjeväska (som rymmer batterier, minne, visitkort och en lins) med en eller två bälteslinsfodral. ?
Det är en kombination på $ 25 som inte drar ner mig eller hakar i mig med armstöd.
Ett stativ är utmärkt för gruppbilder, men det är inte ett måste och ett monopod kan vara till hjälp. Kanske kan du lämna lite redskap i bilen eller vid konferensregistreringstabellen. Gå lätt, eftersom du förmodligen kommer att fastna med den växeln under mycket lång tid.
3. Känn agendan
Så snart jag är bokad för en konferens går webbplatsen till mina webbläsarfavoriter. Kvällen innan smyger jag mig över dagordningen för att söka efter förändringar och förbereda mig för dagen. Hur många paneler har de? Hur många huvudnoteringar? Hur länge är jobbet och hur länge måste mina batterier / minneskort hålla? Jag räknar med minst 50 bilder per panel och keynote. Hur är parkeringssituationen och hur lång tid tar det mig att komma dit? När det finns parkering i närheten kan jag lämna några saker som mitt stativ i bilen när det är tillgängligt inom fem minuters promenad från arenan. Betjänad parkering är ett problem för det.
Anlända i tid och ta en agenda eller ett program från registreringstabellen. Det är mycket mer avslappnat när du är medveten om agendan och har en klocka till hands. Du behöver inte stanna i konferensrummet hela tiden, men missa inga programpunkter och vara tillbaka för frågor och svar.
Ta en titt på programmet, särskilt på högtalarnas och paneldeltagarnas ansikten. Du vill inte missa en bild av VD som träffar en annan VIP vid soffbordet eftersom du inte vet hur han ser ut. Att ha en uppfattning om vad konferensen handlar om kan också vara till hjälp.
4. Stör inte gästerna
Det är en tunn linje: de konferensinnehavare vill att du ska ta fantastiska bilder av högtalaren, men de vill inte att du blockerar gästernas åsikter eller maskingevärare med din kamera.
Vissa människor pratar och rör sig själva på ett sätt som säkerställer att alla bilder du tar av dem är fantastiska. Tyvärr är dessa människor sällsynta. De flesta av högtalarna har konstiga uttryck i ansikten, munnar som ser bisarra ut när de knäpps i mitten av meningen och kommer att göra snabba rörelser som suddas ut i varje enskild bild. Några av de värsta stirrar ständigt på sina anteckningar och ser bara upp till publiken (och din kamera) i högst en halv sekund!
? Mitt enda recept för att inte skjuta högtalaren med maskingevär, men ändå få några fantastiska bilder, är att instinktivt vänta på rätt ögonblick (observera hur högtalaren rör sig - de kommer att bete sig och rör sig upprepade gånger), gör ett enda klick, och kontrollera displayen innan du gör ett nytt skott. Om du klickar var 10: e 15 sekund kommer människor inte att uppleva detta som alltför störande.
På tal om störande: stå aldrig framför gästerna eller en videokamera. Om det finns en kamera kommer videografen att älska dig för det, och gästerna kommer att känna sig mer bekväma.
Kom ihåg: du fångar inte ett gyllene minne, du är bara en annan serviceperson som levererar … lunch … kaffe … nej: bilder. Gästerna eller deras företag betalade mycket pengar för att delta i konferensen och för att lyssna på vad personen på scenen har att säga. Kom ihåg det. De betalar dig för att ta bilder men de förväntar dig att du är så diskret som möjligt.
Den goda nyheten är: det finns ingen anledning att skynda. Du har mycket tid att ta bilder, eftersom högtalaren kommer att vara där uppe i minst 15 eller 30 minuter.
5. Ändra din synvinkel
Högtalaren springer inte iväg. Men du kan flytta runt och få några fantastiska bilder från olika perspektiv.
Sitt ner på golvet framför scenen, sitta i främre raden, ta bilder bakifrån inklusive några gäster, ta detsamma med en vidvinkelobjektiv inklusive många gäster, gå runt och ta bilder från sida.
Du skjuter marknadsföringsmaterial så sluta tänka uteslutande som en fotograf och börja tänka som en designer. Hur vill du beskära den här killen på nästa års webbplats? Eller in i konferensrapporten? Ta en helkroppsbild framifrån, från sidan och kanske bakifrån. Ta ett landskap och en porträttbild, en närbild och en från mycket långt borta. Inkludera konferenslogotypen om möjligt och skapa en med en intressant punkt på presentationsskärmen i bakgrunden. Lämna inte något möjligt perspektiv.
Försök att göra varje bild full. Ingen vill ha bilder på tomma platser.
6. Ta de måste-ha bilderna
I slutet av dagen vill du åka hem med en berättelse på ditt minneskort. Att skjuta alla de olika vinklarna på huvudhögtalaren ensam kommer inte att klippa den.
Se dock till att du pratar med din klient före evenemanget. Om de bara vill ha bilder av en VIP-högtalare, glöm den här delen och spara din slutare några manöverdon.
Förutsatt att klienten vill ha mer än detta har du ett seriöst arbete att göra. Din fotografihistoria börjar vid registreringstabellen: gäster får programmet och deras namnskyltar. De läser programmet och får kaffe i frukostbaren. Sedan pratar den första talaren. Ta bilder av gästerna som lyssnar och vänta tills de klappar - det är en fantastisk bild.
När det är dags för Q & A-sessionen, ta bilder av gästerna med mikrofonen som ställer frågor och av högtalaren som svarar dem. Ta bilder av människor som minglar vid kaffepausen. Använd din 85mm för att komma nära utan att du märks. Glöm inte att skjuta en enda paneldeltagare i en panel - fånga dem alla och få bilder medan de pratar. Vad händer i publiken? Finns det några galna bärbara klistermärken, snygga enheter eller människor som gör anteckningar? Sitter VIP-talaren redan i publiken? Försök att fånga allt du kan se som gäst som sitter i detta rum i ett par timmar.
Titta också på vad som händer utanför: finns det något som behöver dokumenteras? Har du tagit en bild av programmen som står uppradade på ett bord och som visar huvudsponsorn i foajén ?? Vid lunch, ta inte bilder på folk som tuggar, men försök att göra några bilder av maten.
Resten av dagen fortsätter i samma riktning, men försök att pressa ut nya aspekter av varje nätverks kaffepaus på dagen, och glöm inte en enda högtalare.
Senare kan det antagligen finnas tid för gruppbilder av konferensorganisationsteamet. Du kanske borde ta itu med det, men ibland är klienten inte intresserad, eller de glömmer helt enkelt bort det. Jag försöker påminna dem om att en gruppbild skulle vara ett bra minne, men jag trycker inte på den så hårt, för då har de vanligtvis andra saker i åtanke än bilder.
7. Bearbeta snabbt
Kom ihåg att du producerar marknadsföringsmaterial. Och det blir gammalt väldigt snabbt. Så var snabbare och försök att göra urvalet klart inom 48 timmar. Dessa killar är inte ett bröllopspar som väntar på sina livsminnen - de vill lägga upp bilderna på sin webbplats nu! Att ta färre bilder och ta bort några av de dåliga från din kamera kan hjälpa till att påskynda saker efteråt.
Glöm svartvita bilder, HDR, galna färger eller några konstnärliga experiment. Du producerar inte konst, du producerar marknadsföringsmaterial.
Sortera ut bilderna. Ett lyckligt par kan vara glada att smyga igenom hundratals bilder på en DVD, men en marknadsföringsrepresentant från företaget som höll konferensen är definitivt inte. Jag tycker att en bra praxis är att dela ut en mästarsamling med högst 300 bilder (för en åtta timmars konferens) plus ett urval av de bästa 125, plus de allra bästa 75 bilderna. Varje bild tillhandahålls i låga, medelstora och höga upplösningar.
Var en serviceperson. Det är svårt att komma in i konferensbranschen eftersom varje arrangör förmodligen kommer att tänka på att anställa förra årets fotograf igen. Men inte alltid.
Av min erfarenhet - jag organiserade en gång en konferens - kan jag ge dig ett ganska dåligt exempel. Jag skapade webbplatsen för en konferens, och vi skulle ta fotodvd-skivan. Så jag frågade förra årets fotograf om han kunde skicka mig en kopia av bilderna igen. Han svarade mer än en vecka senare och debiterade $ 125 för att ha bränt och skickat DVD: n till mig. Gissa vad? Han fick 125 dollar men anställdes aldrig mer.
Paul von Schwarzenfeld är en bröllops- och konferensfotograf baserad i San Francisco Bay Area.
www.schwarzenfeldphotography.com